Умное делопроизводство: создание безопасной системы документооборота

22.05.2024 | Служба новостей Росфирм

Любой бизнес неразрывно связан с работой с документами, многие из которых могут содержать конфиденциальные сведения, которые необходимо обезопасить. Лучшим способом защиты деловых документов компании является внедрение интеллектуальной системы документооборота, которая обеспечивала бы высокий уровень безопасности конфиденциальных сведений, составляющих коммерческую тайну.

Контроль и разграничение доступа

Важнейшим аспектом сохранности и безопасности внутренних финансовых, распорядительных и иных документов компании выступает обеспечение контроля на всех стадиях документооборота. Важно, чтобы система электронного документооборота организации предусматривала возможность гибкой настройки доступа к архиву и текущему документообороту. Ярким примером может послужить отечественная система электронного архива и документооборота от компании Этлас-Софт, которая разрабатывает передовые программные решения в области электронного документооборота для предприятий разных сфер бизнеса. Фирменные продукты компании включают передовые разработки в области информационной безопасности, благодаря чему гарантируют невозможность утечки данных из внутреннего хранилища документов. Программные комплексы для электронного документооборота поддерживают функцию ограничения сфер доступа к финансовым, учредительным и другим документам компании с контролем на всех этапах создания и движения деловой документации.

Использование цифровой подписи

Одним из ведущих факторов удобства и безопасности внутреннего документооборота компании является использование надёжных инструментов идентификации. Главным образом, речь идёт об уникальной цифровой подписи, с помощью которой можно быстро и легко завизировать любой документ, обозначив оригинальность его происхождения и указав на составителя и лица, уполномоченного на подписание документа. Цифровая подпись может использоваться отдельно или быть интегрированной в систему документооборота компании, что предпочтительнее. Например, в программных комплексах электронного архива и документооборота «Этлас-софт» участники документооборота могут использовать цифровую подпись для визирования документов прямо в системе, что значительно ускоряет процесс создания, утверждения и отправки деловых бумаг получателям. Узнать больше о новейших технологиях безопасности при организации внутрифирменного документооборота с использованием передовых программных разработок можно на сайте компании atlas-soft.ru.

Предыдущая | Следующая