22.12.2022 | Служба новостей Росфирм
Многие далекие от делопроизводства люди уверены, что все работы по закрытию года выполняются в декабре. На практике на последний месяц года выпадает лишь часть задач:
- уточнение номенклатуры дел и ее утверждение на следующий год;
- проверка актуальности всех локальных нормативных актов, связанных с делопроизводством;
- подготовка плана передачи дел в архив и его утверждение;
- подготовка и утверждение плана работы службы делопроизводства.
Так как во многих компаниях, особенно крупных, документы обычно поступают не только до последнего дня, но даже до последних рабочих часов, подсчеты и ряд других задач проводят уже в новом, наступившем году. Изучим, из чего состоит работа архива и отделов делопроизводства в январе.
Закрытие журналов регистрации
Когда год завершен и никакие новые бумаги уже точно не появятся, проводят закрытие журналов регистрации:
- в бумажных делают итоговые записи;
- в программах Excel и подобных — проводится конвертирование в неизменяемый формат (например, pdf), запись на электронный носитель и передача в архив;
- в системах электронного документооборота закрытие происходит либо автоматически с наступлением 1 января, либо вместе со службой техподдержки — путем перевода в неизменяемый формат.
Электронные файлы необходимо распечатать, даже несмотря на то, что это сейчас необязательно.
Справка об объеме документооборота
Этот документ важен для грамотного управления компанией и кадрами. Он готовится с помощью удобных систем электронного документооборота или на основе закрытых журналов регистрации. Отдельные, особо важные моменты можно указать в справке дополнительно.
Закрытие номенклатуры дел прошлого года
В декабре была разработана номенклатура нового года, а в январе нужно закрыть номенклатуру старого. Для этого в соответствующей графе (третьей) от руки проставляется количество дел по каждому пункту. Обязательно в примечаниях нужно указывать, если хранение электронное.
Важно понимать, что бумажные дела объемом более 250 листов нужно разбивать на тома (не более 250 листов каждый), они считаются отдельными единицами хранения.
Когда сдают документы в архив?
Как мы помним, в декабре в перечне задач было составление плана передачи дел в архив. По факту их передают в соответствии с этим планом. Он необходим для того, чтобы в архивах крупных компаний не происходил аврал, чтобы и сотрудники архива, и руководитель компании, и начальники подразделений знали, когда им следует озаботиться передачей готовых дел на хранение.